我們將與我們的貿(mào)易展覽攤位一起舉辦一個招待活動。為了更好地利用這一經(jīng)驗，在人員配備方面我們應(yīng)該牢記什么?

為貿(mào)易展覽攤位配備人員與為酒店活動配備人員是兩個完全不同的任務(wù)。在大多數(shù)情況下，貿(mào)易展的工作人員歡迎訪客，對他們進(jìn)行資格認(rèn)證，并將對話轉(zhuǎn)向潛在客戶的產(chǎn)生和銷售。然而，酒店活動的工作人員應(yīng)該少關(guān)注銷售，多關(guān)注建立和深化關(guān)系。當(dāng)然，活動工作人員實際上是主持人，所以他們的工作還包括確保所有的客人都感到受歡迎，讓他們沉浸在你的品牌中享受其中。

因此，正如您為您的貿(mào)易展覽攤位所做的，您需要培訓(xùn)您公司的活動人員來有效地工作場地。顯然，您需要傳遞活動的詳細(xì)信息，如賓客列表、食品和飲料菜單、時間、娛樂等。但你的活動前準(zhǔn)備也應(yīng)該包括一個全面的培訓(xùn)課程，討論你希望員工在這個下班后的活動中表現(xiàn)出什么樣的行為。至少，在大門打開之前，在會場內(nèi)召開15至20分鐘的培訓(xùn)會議，并安排一名高管主持會議，以確保出席率。為了達(dá)到這個目的，這里有一些關(guān)鍵點(diǎn)需要在培訓(xùn)期間處理，以確保您的酒店活動是一個有效的營銷工具，而不僅僅是一個昂貴和低效的派對。

記住你是主人，而不是客人。這是一個包含食物、飲料和娛樂的工作活動，而不是展臺工作人員在展臺上辛苦工作一天后的特殊待遇。所以提醒員工，從客人進(jìn)門到活動結(jié)束，他們都要扮演主人的角色。

對你的員工來說，這意味著和訪客打招呼，而不是和其他員工交談，確保與會者享受他們的時間，并以最能代表品牌的方式行事。從客人到主人的轉(zhuǎn)變其實只是一種心理狀態(tài)，但提醒員工他們的角色和相應(yīng)的責(zé)任是很重要的。

與客人打招呼并互動。任何時候都應(yīng)至少有一人駐守在活動入口附近，以正式歡迎客人并向他們介紹場地情況。當(dāng)然，大型活動可能需要許多迎賓員。這些工作人員甚至可以護(hù)送到達(dá)的客人進(jìn)一步進(jìn)入會場的酒吧，食物區(qū)等。然而，一旦他們進(jìn)入會場，在活動期間的某個時候，至少應(yīng)該有一名其他工作人員與與會者接觸。接下來的互動可以是一個簡單的微笑和一句“謝謝你的到來”，也可以是一次建立或進(jìn)一步發(fā)展關(guān)系的全面對話。畢竟，后者可能是您舉辦該活動的主要原因之一。

典型的員工/與會者對話可能是這樣的。一名工作人員走到這個人面前，與他(她)進(jìn)行眼神交流，伸出手與他(她)握手，然后說:“歡迎來到這個活動。”我是XYZ公司的馬特，今晚的招待會在該公司舉行。非常感謝您的光臨!”后續(xù)的問題可以是一個吸引人的問題，比如“你想吃點(diǎn)什么或喝點(diǎn)什么嗎?”和魚牌滑塊特別好。”“我可以把我們公司的一個人介紹給你嗎?，或者簡單地說:“這件事對你有什么吸引力，足以吸引你來參加?”這個想法僅僅是開啟一場對話，看看它會引向何方。你不是強(qiáng)迫別人去買東西;你在進(jìn)行社會互動。

當(dāng)然，作為主辦者，工作人員應(yīng)該確保每個人都覺得自己被包括在了活動中。因此，如果他們看到幾個人單獨(dú)站著或站在一邊，鼓勵你的代表主動主動地隨意接近他們，開始一段對話，并有可能把他們介紹給他們可能有共同點(diǎn)的其他與會者。

遠(yuǎn)離同事。很明顯，如果你和客人互動，你不會和其他員工坐在一起，聊天，吃飯。然而，這是酒店員工在接待活動中最常見的陷阱之一，因此值得重申。

您的活動人員應(yīng)該與與會者進(jìn)行交流，而不是彼此。當(dāng)然，如果一兩個代表特別內(nèi)向，那么把員工配對并鼓勵他們一起在房間里工作是完全可以的。但重點(diǎn)應(yīng)該放在游客身上，而不是彼此。

在大型活動中建立領(lǐng)地。如果你是為少數(shù)客人舉辦貴賓招待會，這個建議顯然不適用。但如果你有一個規(guī)模較大的活動，可能有100名以上的客人，或者甚至是一個擁有不同房間、角落和縫隙的大型場地，可以考慮將工作人員分配到場地內(nèi)的特定區(qū)域。

因此，每個員工將有一個特定的區(qū)域，他或她將負(fù)責(zé)問候和與客人交談。另外，如果你讓所有員工都知道誰在負(fù)責(zé)哪個地區(qū)，他們就會知道彼此在哪里。這樣，如果工作人員確定一位客人想要見您團(tuán)隊中的某個特定成員，他或她就會知道該代表的大致位置。

另一種選擇是指定三或四名沒有地域分配的工作人員為飛航者。他們的職責(zé)將是迎接訪客，并覆蓋沒有工作人員的區(qū)域——要么是因為他們很忙，要么是因為他們需要帶著訪客走出他們的區(qū)域。

控制你的行為。有些人似乎認(rèn)為業(yè)務(wù)協(xié)議在社交活動中會飛出窗外。因此，強(qiáng)化您所期望的適當(dāng)業(yè)務(wù)行為類型肯定不會有什么壞處。

建議員工在商務(wù)活動中減少飲酒，并提醒他們，他們的一言一行都是對品牌的反映。事實上，在活動期間保持清醒可能是一個不錯的選擇。如果他們想讓自己看起來像慶祝活動的一部分，同時又能保持完全的鎮(zhèn)定，那就想想加酸橙的蘇打水就像杜松子酒加奎寧水，而可樂就像朗姆酒加可樂。當(dāng)然，不含酒精的啤酒看起來和冰凍的啤酒是一樣的，而且味道也非常相似。

按照同樣的思路，鼓勵員工讓客人先品嘗食物。當(dāng)然，你不想跑出去，讓客人餓著肚子，但即使這不是一個問題，確保大多數(shù)與會者在你的團(tuán)隊開始用餐前把盤子裝滿是禮貌的。

最后，提醒員工注意他們的談話主題和音量。他們很可能在一個滿是客戶和潛在客戶的房間里，他們中的許多公司和產(chǎn)品彼此之間存在直接競爭。所以，雖然如果客人提起這個話題，在小店里閑聊是可以接受的，但要小心，工作人員不要透露客人或其他客戶的敏感信息，以免被愛管閑事的旁觀者聽到。

安排接待活動的人員不是腦外科手術(shù)。但除非你對員工進(jìn)行培訓(xùn)，并在活動中運(yùn)用一些技巧，否則你不僅有可能在重要觀眾面前損害自己的品牌形象，還可能無法從這種營銷支出中獲得每一分效益。

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