由于許多原因，最后一分鐘的活動計劃不是一個好主意。

*很難找到比賽場地。

*客戶的首選場地可能已被預訂。

*客戶最終將為酒店、度假村和機票支付更多費用。

*計劃在最后一分鐘增加錯誤的可能性。

*在匆忙的計劃中，重要的細節可能會被忽略。

*最后一分鐘的活動計劃和它的孿生變化帶來的壓力，使得活動計劃成為壓力最大的職業之一。

試圖教育客戶為什么他們應該用多的提前時間來計劃活動，但沒有奏效。(我寫了很多博客文章來說服企業改變他們的方法——我不是唯一一個這樣做的人。)

顯然，沒有人在聽。因此，為了保持自己的健康和理智，事件行業專業人士需要嘗試一種不同的方法。

主動接觸老客戶

這可能會鼓勵提前預訂。

說“不”。

如果它對你的健康造成損害，擾亂你的家庭生活，那么世界上所有的錢都是不值得的。

管理期望并設定界限

這是一個需要經常傳達的信息。靈活并提供出色的客戶服務很重要，但必須有界限。

這是很重要的。我不記得是誰說的，但這是一個很好的建議:“你缺乏計劃并不構成我的緊急情況。”

如果客戶把預訂留到最后一分鐘，這并不意味著你應該為了完成不可能完成的任務而通宵達旦、每個周末都加班。這與該行業目前的做法背道而馳。它的目的是鼓勵活動策劃者仔細考慮他們接受哪些任務，以及他們跳過哪些任務。

確定什么是現實的

公司內部的活動策劃者通常沒有說不的選擇。作為一個內部計劃者，這一切都是關于妥協的。確定什么是現實。回顧客戶的期望，在規定的時間內坦誠地說出哪些是可能的，哪些是不可能的。盡你所能達成一個可行的、更易于管理的協議。

作為一個外部計劃者，這可能意味著你失去了生意。失去生意和犧牲健康哪個更好?

明確需要完成的任務，確定共同責任。我不能把這歸功于我。Alan Weiss提出了這個概念。我的妙招是，面對最后一分鐘的預訂，永遠不要害怕將耗時的任務反向委托。

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與客戶一起快速填空。

整理額外的資源并向客戶收取相應的費用

如果你需要額外的幫助，就說出來。讓客戶知道這樣做的成本。如果他們不想付錢，那就繼續吧。

收取額外的費用

計劃最后一分鐘的活動應該被認為是一項高級服務。無論你的保費是5%還是10%，它都傳達了你的價值，并可能鼓勵客戶提前預訂。

確保你提前拿到工資

一些客戶在最后一刻才預訂，然后表示他們要等到活動結束后很久才能付款。在這種情況下，你是在陷害自己。我已經讓同事接受了最后一刻的預訂，并同意延期付款。他們費盡周折，竭盡全力工作，結果卻沒有拿到工資，或者拿到的工資沒有低于雙方商定的數額。在最后一分鐘匆忙計劃一項活動，增加了客戶不滿意的可能性。他們可能會降低利率或延遲付款。

增加停機時間，以便在事件發生后重新充電

匆忙計劃最后一分鐘的活動是有壓力的。因此，對于活動策劃者來說，在他們的日程安排中安排恢復時間是很重要的。找出適合你的策略，并定期應用。

心態的徹底改變

在一個重視服務的行業里，這是一個激進的想法。然而，活動策劃者的壓力和精力枯竭已經到了危機的程度。徹底的手術和心態的改變是必要的。

斯蒂芬·柯維(Stephen Covey)和菲爾·麥格勞(Phil McGraw)博士都曾說過，我們用我們所能容忍的來對待別人。由于無法設定界限，虐待行為將繼續存在，事件協調員將繼續與應征人員和消防員一起，年復一年地進入壓力最大的職業名單。我們可以繼續努力，或者有勇氣與客戶合作，做出必要的改變，以確保活動和會議策劃者的健康和福利。想了解更多各行業展商名錄與資料,登錄198代收展會資料網【www.zg198.net】進行在線查詢下載，更多展會資料、展會名片、展會會刊等你來查看！